對于創(chuàng)業(yè)者們來說，疫情下的難題是生存。他們不但要想辦法保證自身、家人以及員工的健康與安全，更要帶領(lǐng)企業(yè)在隨后的新一輪市場洗牌中有能力持續(xù)前行。集成灶企業(yè)該怎么做呢?我們來聽聽薪人薪事創(chuàng)始人&CEO常興龍，分享“疫情下的員工組織”。
春節(jié)以來，我們收集到很多創(chuàng)業(yè)公司對于疫情下組織管理方面的問題，多數(shù)都集中在如何在節(jié)后恢復(fù)辦公這件事情上。
此次疫情中，企業(yè)組織出現(xiàn)兩個新特點(diǎn)：
第一是春節(jié)假期帶來的人員流動性，員工分布在全國各地，有些可能還暫時無法到崗;
第二是每個人的情況都不一樣，比如健康程度、網(wǎng)絡(luò)條件以及工作角色等等，這些都有可能帶來組織管理上的不確定性。
在這種情況下，怎樣合理規(guī)劃開工節(jié)奏?
我們歸納了三個要點(diǎn)：一專、兩收、三管。
“一專”是建議由HR牽頭，成立疫情專項小組。
人數(shù)不需要太多，但是要能夠及時處理員工的問題，要做到公開。
讓各員工在出現(xiàn)問題的第一時間知道去找誰，并確保每一個員工都能夠了解到這一點(diǎn)。
“兩收”，一是對外收集情報，包括各地的疫情、當(dāng)前的安全情況、其他各個公司的返崗情況等等。
這些信息現(xiàn)在多是員工個人在收集，如果有一個專門的小組去收集，不但可以節(jié)省很多時間，而且還可以做到信息的一致化。
“二收”是對內(nèi)情況的收集，因為返崗的情況和員工的狀態(tài)都是動態(tài)的。
可以利用調(diào)查問卷或其他便捷化工具，由專項小組對內(nèi)部情況進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，這項工作要做細(xì)致。
“三管”是指HR團(tuán)隊可以按照不同的業(yè)務(wù)，分角色完成三方面的管理。
一是集中會議，年后集中開會的時候，必須考慮安全性問題，機(jī)制要明確，向每個員工提供具體的信息。
二是遠(yuǎn)程管理，主要是遠(yuǎn)程考勤。
任何一個假期結(jié)束以后，大家回到工作狀態(tài)都需要時間，尤其是遠(yuǎn)程辦公的時候，要盡快幫助大家進(jìn)入工作狀態(tài)。
三是管理協(xié)作方式，遠(yuǎn)程與本地辦公協(xié)作方式有明顯不同，要把協(xié)同方式明確。
只要把這三點(diǎn)認(rèn)真落實好，90%以上的企業(yè)可以快速進(jìn)入到工作的狀態(tài)當(dāng)中。
接下來就是如何打造健康的開工環(huán)境?
許多90后員工沒有經(jīng)歷過17年前的SARS，第一次經(jīng)歷疫情，可能有恐慌的心理。
這時候創(chuàng)業(yè)者和HR首先要多做正面宣傳。正面宣傳要注意三點(diǎn)：
第一，直面問題，有問題不要繞，互相猜測有可能會引出更大的問題;
第二，消除恐慌心理;
第三，樹立榜樣標(biāo)準(zhǔn)。
在此過程中，要爭取價值點(diǎn)的統(tǒng)一。
有很多中小企業(yè)管理者目前壓力非常大，如果員工思想不統(tǒng)一，有畏懼或者恐慌心理，并不利于情況的好轉(zhuǎn)。
甚至有可能會使整個公司氛圍變得沒有斗志，因此一定要強(qiáng)化公司價值點(diǎn)的統(tǒng)一。
價值點(diǎn)統(tǒng)一后，再解決個性化問題，如果某些員工個性化的問題沒解決好，有可能會產(chǎn)生很大的負(fù)面作用。
疫情持續(xù)的話，很多公司開工后要實行遠(yuǎn)程辦公，那么，如何做好遠(yuǎn)程辦公的協(xié)同?
第一，細(xì)化任務(wù)顆粒度。
把大任務(wù)拆成小任務(wù)是非常重要的，線下辦公時，一個任務(wù)的協(xié)同在工位之間互相傳遞就可以了。
遠(yuǎn)程辦公則往往會出現(xiàn)拖延，有時還會出現(xiàn)關(guān)鍵人沒有完全到崗的情況，需要進(jìn)行細(xì)化。
第二，及時處理工作評價。
明確當(dāng)天要處理的任務(wù)，早規(guī)劃，晚復(fù)盤。
要鼓勵主動發(fā)布協(xié)同風(fēng)險，當(dāng)上下游出現(xiàn)協(xié)同風(fēng)險時，鼓勵員工主動講出來。
第三，減少團(tuán)隊迭代風(fēng)險。
春節(jié)假期之后一般是招聘旺季，在遠(yuǎn)程協(xié)同的情況下，員工換工作比例有可能會比往年要大。
要提前開啟線上招聘通道，加強(qiáng)人才庫的積累，應(yīng)對工作團(tuán)隊的迭代風(fēng)險。
第四，建立線上合規(guī)完整流程。
HR有一句話：養(yǎng)魚先養(yǎng)水，工作環(huán)境決定了員工的成長和對組織的貢獻(xiàn)程度。
顯然現(xiàn)在的工作環(huán)境發(fā)生了大的改變，要建立線上遠(yuǎn)程化、合規(guī)、完整的人力資源流程。
疫情期間怎樣降低成本，開源節(jié)流?是大家都非常關(guān)注的問題。
在這里，我有四個觀點(diǎn)與大家分享。
第一，強(qiáng)化優(yōu)勝劣汰。
如果想開源節(jié)流，就要先把優(yōu)勝劣汰機(jī)制做扎實，最好對應(yīng)到職級、職位，并且用系統(tǒng)使其明確下來。
讓每個員工能夠知道自己在這個企業(yè)中，上升通道出現(xiàn)了什么變化。
明確了機(jī)制以后，組織和員工的結(jié)合會更加牢固。
第二，及時同步國家政策。
當(dāng)前的國家政策是延長假期，也不排除接下來會有相關(guān)的企業(yè)補(bǔ)貼或者其他方案。
首先要合規(guī)處理，把國家政策落實下來。
另外，對于新的利好政策，負(fù)責(zé)人及時進(jìn)行關(guān)注。
第三，調(diào)整投入的明細(xì)。
你的投入在什么地方，收獲就會在什么地方，要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行投入調(diào)整。
調(diào)整中，需要看短期回報和長期回報。
整體來講，關(guān)于時效性和細(xì)微度做得越多，調(diào)整效果就越好。
降低成本其實是相對的，不要以為降低成本就是裁員、縮減開支。
如果成本不變，產(chǎn)出提高，也是相對降低了成本。
開源則是在新的情況下，考慮能不能實行新的合作和協(xié)同機(jī)制。
前面說了很多方案與方法，也許有些創(chuàng)業(yè)者會覺得短期內(nèi)根本沒有辦法實現(xiàn)。
其實，在具體做的時候，大家可以尋求一些專業(yè)HR工具的幫助。
第一，以人為本，隨時關(guān)注員工的健康。
通過在線問卷、員工社區(qū)這些在線化工具，做到及時的溝通和調(diào)整。
第二，實時掌握工作進(jìn)度。
要對激勵、評價做到及時、有效地管理。
可以通過對工作任務(wù)的分發(fā)、外勤的打卡情況、自身福利情況進(jìn)行跟蹤，做到及時有效溝通。
第三，要系統(tǒng)化地形成SOP(標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程)。
讓HR與各業(yè)務(wù)線的Leader，包括重點(diǎn)的HRBP，以及其他關(guān)鍵崗位之間做好聯(lián)動。
要進(jìn)行體系化地梳理，使得員工與組織之間形成共同的協(xié)同。
在這一過程中，需要關(guān)注三個關(guān)鍵指標(biāo)：
公司的行政規(guī)則，全息一體化的生命周期管理，以及數(shù)字化辦公機(jī)制。
相信此“疫”過后，創(chuàng)業(yè)者們都可以讓企業(yè)更上一層樓。
